Керівник несе відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок, а посадові особи – дисциплінарну відповідальність.Головне управління Держпраці у Луганській області інформує, що порядок ведення трудових книжок визначається постановами КМУ від 27.04.1993 р. №301 «Про трудові книжки працівників» та від 2.03.1994 р. №131 «Про внесення змін до зразка бланка трудової книжки» та Інструкцією №58.П. 1.1 Інструкції №58 визначено, що трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві будь-якої форми власності або у фізичної особи понад п'ять днів, зокрема, осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.

П. 4 Постанови №301 визначено, що керівник підприємства несе відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачі трудових книжок. Наказом керівник призначає особу, уповноважену бути відповідальним за своєчасне і правильне заповнення трудових книжок, їх облік, зберігання і видачу.

Трудові книжки зберігаються на підприємстві як документи суворої звітності, уповноважена особа веде книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, а також книгу обліку бланків трудових книжок.

За порушення встановленого порядку посадові особи несуть дисциплінарну та іншу відповідальність, передбачену чинним законодавством.

З кожним записом в трудовій книжці працівник ознайомлюється в особовій картці працівника (типова форма №П-2), затвердженої наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656